Megújulnak a munkaügyi nyilvántartások – szeptembertől új adatokat kérhet a hatóság

 

Szeptembertől új előírások lépnek életbe a munkaügyi ellenőrzésekben – a cégeknek részletesebb és naprakészebb nyilvántartásokat kell vezetniük a munkavállalókról. Aki nem készül fel időben, komoly bírságra számíthat.

A 2025. július 10-én megjelent 212/2025. (VII. 10.) Kormányrendelet jelentősen módosítja a munkaügyi nyilvántartásokkal kapcsolatos előírásokat. Az új szabályok 2025. szeptember 1-jétől lépnek hatályba, és a munkáltatóknak részletesebb, digitálisan is hozzáférhető nyilvántartást kell vezetniük minden alkalmazottról – beleértve a foglalkoztatás típusát, munkaidő-beosztást, távmunka esetét, de még a munkába lépés előtti adatokat is.

Az intézkedés célja a feketefoglalkoztatás visszaszorítása, a munkavállalói jogok védelme, valamint az ellenőrzések egyszerűsítése és gyorsítása.

Mit ír elő az új rendelet?

A szeptembertől hatályos szabályok alapján minden munkáltatónak – legyen szó kkv-ról vagy nagyvállalatról – a következőket kell biztosítania:

– a munkaviszony létrejöttének naprakész dokumentálása,

– a munkavállalók munkaidő-beosztásának írásos rögzítése,

– a távmunka vagy home office jellegének feltüntetése,

– a jelenléti ívek elektronikus formában történő elérhetősége,

– az alkalmazottak foglalkoztatási típusának pontos megjelölése (teljes/részmunkaidő, határozott/határozatlan idejű szerződés).

Emellett kötelező lesz a munkába állást megelőző dokumentumok megőrzése is, például a munkaszerződés aláírása előtti adatlap, a beléptetéshez használt nyilatkozatok, valamint az orvosi alkalmassági vélemény.

Milyen formában kell vezetni ezeket?

A kormányrendelet nem csak azt írja elő, hogy az adatok megléte kötelező, hanem azt is, hogy:

– elektronikus formában bármikor elérhetőnek kell lenniük,

– ellenőrzés esetén 2 órán belül be kell mutatni a munkaügyi hatóság kérésére,

– és a 2025 után keletkezett dokumentumokat 5 évig meg kell őrizni digitálisan is.

Ez azt jelenti, hogy már nem elég papíralapú nyilvántartásokat vezetni – szükséges legalább egy alap szintű digitális adatkezelés (pl. Excel, könyvelői szoftver, bérprogram).

Kiket érint az új szabályozás?

A rendelet minden munkáltatóra vonatkozik, így:

– kkv-kra és mikrovállalkozásokra,

– egyéni vállalkozókra, ha alkalmazottjuk van,

– nagyvállalatokra,

– nonprofit és állami szervezetekre is.

Külön figyelmeztetést kaptak azok a cégek, ahol rendszeres a részmunkaidő, alkalmi foglalkoztatás, vagy távmunkában dolgoznak a munkavállalók – itt ugyanis eddig sokszor nem volt naprakész adminisztráció.

Mit kockáztat, aki nem készül fel?

A rendelet értelmében az ellenőrzést végző hatóság nemcsak bírságot szabhat ki, hanem:

– ideiglenesen felfüggesztheti a cég foglalkoztatási jogosultságát,

– megszüntetheti az alkalmi munkavállalók bejelentését,

– jelzést küldhet a NAV felé adóellenőrzés indítására.

A mulasztásokért kiszabható bírság mértéke:

– magánszemély munkáltatónál: 30.000 – 100.000 Ft,

– céges munkáltatónál: 100.000 – 500.000 Ft,

– súlyosabb ismétlődő esetben akár 1 millió forint is lehet.

Mik az elvárt minimum nyilvántartási elemek?

A jogszabály szerint az alábbi információkat minden munkavállalóról külön-külön nyilván kell tartani:

– név, lakcím, adóazonosító, TAJ-szám,

– munkába lépés dátuma,

– munkakör pontos megnevezése,

– heti munkaidő, beosztás szerint,

– szerződés típusa (határozott/határozatlan),

– távmunka igen/nem,

– munkáltató szervezeti egysége (ha van),

– munkavégzés helye,

– bér- és juttatási adatokat nem kötelező vezetni, de ajánlott.

Ezeket a nyilvántartásokat a foglalkoztatás kezdetétől vezetni kell, és minden változást 5 munkanapon belül át kell vezetni.

Milyen segítséget ad az állam?

A rendelet értelmében a Gazdaságfejlesztési Minisztérium augusztusban elindítja az ún. MunkaAdmin nevű sablonrendszert, amely segítséget nyújt a kis cégeknek a nyilvántartások vezetésében. Ez egy:

– ingyenes Excel-alapú sablon,

– amely tartalmaz minden kötelező adatmezőt,

– előre kitöltött példaadatokkal,

– letölthető lesz a kormany.hu oldalról.

A sablon célja, hogy a kisebb vállalkozások – akár könyvelő nélkül is – meg tudjanak felelni a jogszabályi előírásoknak.